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Cómo segmentar a los usuarios en una base de datos para emailing

Una de las mejores prácticas que puedes llevar a cabo en email marketing es la de agrupar, con base en criterios que tengan en común, a los miembros de tu base de datos para que les hagas llegar únicamente la información que es relevante para ellos o, que con base en el conocimiento que tienes de tus contactos, deberían recibir de acuerdo a tu plan de marketing. ¡No hacerlo provocará que tu público se harte y se dé cuenta que le mandas cualquier cosa!.

En términos de email marketing, un segmento es una porción de base de datos que se mantiene agrupada por compartir condiciones similares y a quienes les corresponde recibir determinados correos electrónicos de acuerdo a sus intereses comprobados.

¿Cómo asegurar no enviar emails a cadáveres?

Hay un dato duro que indica que una base de datos, sin importar su tamaño, se desactualiza un 20% cada año. Esto quiere decir que una base de datos que jamás es actualizada o alimentada, en un periodo de 5 años prácticamente desaparecerá. Tu puedes encontrar si tienes cadáveres en tu base de datos de una forma muy sencilla. Haz una consulta a tu sistema de email marketing, para descubrir qué contactos no te han abierto en lo absoluto los últimos 6 meses. Las personas que arroje como resultado ya no te leen, ya no vale la pena seguir enviándoles y gastando infraestructura en ellos.

Validación de Base de Datos

La validación de correos electrónicos es un proceso que consiste en procesar tu base de datos a un sistema informático en la nube que consultará la real existencia de cada una de las direcciones electrónicas con el servidor de su dominio y te indicará si está o no activa. Esto, haciendo hincapié en que no sólo es si tiene una sintaxis adecuada (usuario, arroba y dominio) sino que en realidad ese buzón exista.

Este proceso es muy útil, sobre todo cuando tienes bases de datos que hace tiempo no se han utilizado o que su recopilación fue a través de un medio no tan confiable, como los formularios en papel, ya que al momento de hacer la transcripción de los cuestionarios a un archivo digital, es común que ocurran dedazos o que se confundan unas letras por otras.

La validación de tu base de datos te beneficiará en muchos aspectos, ya que realizarás envíos únicamente a direcciones electrónicas que sí estén activas, por lo tanto, los correos que mandes sí serán entregados y tendrás un margen muy bajo de rebotes; además de que no desperdiciarás los créditos para hacer envíos masivos que contratas con tu proveedor en envíos a contactos muertos.

Actualización de tu Base de Helds o Bloqueados

Los helds son aquellos correos electrónicos que ya no están activos, es decir, aquellas direcciones de correo que tal vez en algún momento estuvieron vivas pero que con el paso del tiempo rebotaron tantas veces que mejor fueron bloqueadas. En teoría, podrías pensar que un correo que ya no está activo es un contacto perdido, pero la realidad llega a ser muy diferente.

Cuando se hace el levantamiento de la base de datos, es común que además del correo electrónico solicites datos alternativos de contacto como números telefónicos fijos, números móviles o direcciones postales. Una vez que has detectado a tus contactos helds aún puedes recuperar a algunos, solo tienes que obtener el concentrado de contactos bloqueados y realizar un cruce con tu base de datos original, así podrás saber si cuentas con datos alternativos de contacto y si puedes hacer una labor de recuperación vía telefónica o mediante envío de SMS, solicitando una nueva dirección de email para no perder comunicación, qué mejor.

Centro de Preferencias

Hay ocasiones en que una base de datos no se encuentra segmentada bajo ningún criterio, sin embargo no todo está perdido, un centro de preferencias puede ayudarte a preguntarles a tus contactos ¿Qué prefieren recibir? Y así hacerles llegar únicamente la información que es relevante para ellos.

Pero, ¿Qué es un centro de preferencias? Cuando mencionamos esta útil herramienta para segmentación de bases de datos, nos referimos a un cuestionario en cual pides a tus contactos que actualicen su información personal, así como sus gustos e intereses para hacerles llegar únicamente la información que, de acuerdo a la actualización que realicen, les pueda resultar importante y por lo que reciban tus correos para que reaccionen positivamente ante ellos.

El uso de un centro de preferencias te ayudará a que todos esos contactos de los que no tienes ninguna información más que su correo electrónico puedan proporcionártela: nombre, correos alternos, teléfonos de contactos, productos de su interés, gustos, áreas de interés, etc. son sólo algunos de los datos adicionales que puedes obtener de tus contactos y que debes aprovechar para hacerles envíos de correo de lo que ellos consideran importante y así mantenerte relevante en su bandeja de entrada, obteniendo los resultados positivos que esperas del servicio de envíos masivo de emails.

Segmentación por Engagement

El engagement es una calificación que las plataformas de envío de correo masivo asignan a cada uno de los contactos derivado de la interacción que estos tienen con los emails que reciben. Por ejemplo, envías una campaña y obtienes usuarios que lo abrieron y no realizaron acciones, otros que eliminaron o bloquearon el mensaje y los que además de abrir el correo interactuaron con la información. El engagement ideal es el que lee y usa los call to actions, el resto, cambia su segmentación hasta llegar a la eliminación o reagrupación.

Ahora bien ¿Por qué esto es importante para segmentar? Porque podemos hacer grupos de contactos de acuerdo al nivel de engagement que tengan los miembros de nuestra base de datos. Puedes asignar los rangos necesarios para que tengas reunidas a las personas con más alto engagement y realizarles envíos promocionando algo que requieres tenga rápida reacción; o también agrupar a las personas con más alto engagement enviándoles alguna comunicación que les invites a reactivar su interacción a cambio de mayores beneficios.

Segmentación por Acciones

Una vez que enviaste una campaña de correo, hay una porción de los destinatarios que si abrieron el correo, otros no lo hicieron; si el correo electrónico tenía hipervínculos, algunos los habrán abierto, otros no lo habrán hecho.

Las acciones posteriores al envío del correo son criterios de mucho valor para realizar segmentos a los que debas enviarles determinada comunicación que será de relevancia para los contactos que hayan reaccionado. Al realizar estos segmentos, atiendes de buena manera las necesidades de tu base de contactos derivado del interés que muestran ante tus correos. Hemos logrado visualizar campañas de email que van dirigidas a menos de 100 destinatarios y han generado cientos de miles de pesos. ¿Por qué? porque se envió el mensaje específico, en una hora determinada, al público indicado, con la oferta correcta. Sin caer en el enviar todo a todos. Es un esfuerzo que vale la pena.

Segmentación por Categorías

Las categorías son grupos de contactos que tú mismo has decidido que deben estar juntos porque contienen criterios en común que tu mismo has determinado. por ejemplo, cuando asistes a una expo o a un congreso y decides agrupar a todos los contactos que visitaron tu stand durante el evento porque deseas enviarles un correo de agradecimiento por su visita. otro ejemplo es cuando clientes de cierto producto continúan comprando artículos similares.

Segmentación por Encuestas

Tu sistema de email marketing debe ofrecerte un módulo específico para la creación de encuestas y almacenar las respuestas de los contactos para su posterior análisis. ¿Sabías que las respuestas a una encuesta puede ser un criterio determinante para realizar segmentos y atender particularmente a las necesidades de tus contactos?.

Si en tu encuesta realizaste una pregunta sobre la calidad de la atención proporcionada por el personal de tus tiendas, podrías realizar segmentos de las personas que hayan manifestado un alto nivel de satisfacción para invitarles a volver a la tienda y ofrecerles beneficios exclusivos por ser clientes recurrentes. Si mostraron desagrado por la atención, puedes segmentarlos y enviarles una carta ofreciéndoles disculpas por su mala experiencia y otorgando un beneficio por darte una segunda oportunidad para visitar tu tienda y reivindicar la mala experiencia pasada.

Así mismo puedes agrupar a las personas que hayan completado en su totalidad la encuesta y enviarles un agradecimiento por su tiempo para darte sus impresiones y comentarios, y a quienes no lo hayan completado, enviarles una invitación para terminar de dar su valiosa opinión.

Segmentación por Geografía

Cuando los contactos se registran en formularios web, es común que se les pregunten datos sobre su ciudad de residencia o su código postal. Estos datos son valiosos para realizar segmentos de determinada ubicación geográfica y así enviarles promociones o invitaciones a eventos que sean vigentes en su zona cercana y no en ciudades lejanas. ¿De qué sirve enviar promociones sobre una localidad que no corresponde a tu contacto? mejor que te permita saber dónde está, y tú le enviarás información relevante a su localidad.

Segmentación por interacción con Redes Sociales

En algunos sistemas de envío de correo, los editores de contenidos incluyen botones para compartir en redes sociales. Al segmentar por interacción con redes sociales podrás agrupar a los contactos que compartan sus contenidos en determinadas redes sociales y así poderles incentivar por ayudarte a viralizar o dar a conocer tus correos mediante publicaciones. Esta es una espectacular forma de detectar a tus influencers, que es una moderna forma de hacer marketing digital, usada por las más exitosas empresas. ¡Detecta al influencer que vive dentro de tu base de datos!.

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